Isännöitsijän hallinnolliset tehtävät:


Kokoukset

Isännöitsijä hoitaa taloyhtiöiden hallituksen kokousten ja yhtiökokousten käytännön järjestelyt sekä osallistuu kokouksiin ja toimii niissä asioiden esittelijänä, asiantuntijana sekä yleensä myös kokouksen sihteerinä. Hallituksen kokousten pitämisestä ja ajankohdasta sovitaan yleensä joko edellisessä kokouksessa tai isännöitsijä sopii niistä hallituksen puheenjohtajan kanssa, kun käsiteltäviä asioita on ilmennyt. Isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja sopivat kokouksessa käsiteltävät asiat ja isännöitsijä valmistelee ne hallituksen kanssa sovittujen pelisääntöjen mukaisesti. Isännöitsijä laatii esityslistan ja toimittaa sen ja kokousasioihin liittyvät asiakirjat kuten esim. tarjousten yhteenvedot hallituksen jäsenille noin viikkoa ennen kokousta.

Yhtiökokouksen ajat määräytyvät osakeyhtiölaissa, asunto-osakeyhtiölaissa sekä taloyhtiöiden yhtiöjärjestyksissä. Tarkemmat ajankohdat päätetään hallituksen kokouksissa yhtiöjärjestyksen määräämissä rajoissa ja isännöitsijä huolehtii, että kokouskutsut sekä kokousasioihin liittyvät asiakirjat, varsinaisissa yhtiökokouksissa tilinpäätösasiakirjat ja talousarviot, toimitetaan osakkeenomistajille yhtiöjärjestyksen määräämällä tavalla.

Kokouksen jälkeen isännöitsijä panee yhtiökokouksen päättämät asiat täytäntöön. Hän laatii pöytäkirjat sekä yhtiökokouksen päätöksistä osakastiedotteen, joka toimitetaan osakkeenomistajille.


Sopimusasiat

Isännöitsijä huolehtii ja valvoo että taloyhtiön hallintoon ja talouteen liittyvät sopimukset ja sitoumukset laaditaan asianmukaisesti ja yhtiön etujen mukaisesti. Tällaisia sopimuksia ovat mm. kiinteistön huolto- ja siivoussopimukset, jätehuoltosopimus, lämmön- ja sähkönostosopimukset, hissinhuoltosopimukset ja vakuutukset. Taloyhtiöiden sopimukset tehdään yleensä aina hallituksen kokouksen päätöksellä ja toimesta siten, että isännöitsijä valmistelee ja vertailee asiat ja esittää ne päätettäväksi ja allekirjoittaa ne asunto-osakeyhtiölain, osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen, yhtiökokouksen ja hallituksen antamien valtuuksien mukaisesti.

Isännöitsijä huolehtii oma-aloitteisesti siitä, että taloyhtiön talouteen merkittävästi vaikuttavat sopimukset kilpailutetaan riittävin väliajoin siten, että sopimusten sisällöt ovat tarkoituksenmukaiset ja hinnat kilpailukykyiset.

Mikäli taloyhtiössä on asuntoja ja/tai tiloja, jotka voidaan vuokrata ulkopuolisille, isännöitsijä huolehtii vuokralaisten etsimisestä ja valmistelee vuokrasopimukset hallituksen hyväksyttäväksi tai vuokraa tilat hallituksen antamien valtuuksien mukaisesti.

Mikäli taloyhtiöiden sopimusasioissa syntyy riitoja, jotka vaativat esim. oikeustoimia, isännöitsijä valmistelee ja neuvottelee asiat. Hän sopii myös hallituksen kanssa esim. lakiasiaintoimiston käyttämisestä yhtiön etujen mahdollisimman hyvän valvonnan varmistamiseksi.


Työsuhdeasiat

Mikäli taloyhtiöllä on työsuhteessa olevaa henkilökuntaa kuten talonmies ja /tai siivooja, isännöitsijä huolehtii työsopimusten laatimisesta hallituksen ohjeiden ja päätösten mukaisesti. Tämän jälkeen isännöitsijä huolehtii ja käyttää työnantajan työnjohto-oikeutta. Hän valvoo, että työehtosopimuksia, lakeja noudatetaan ja että työsuojelumääräyksiä noudatetaan ja sovelletaan oikein. Hän myös perehdyttää, kouluttaa ja opastaa henkilökuntaa sekä hoitaa sijaisjärjestelyt mm. vuosilomien aikana.
Mikäli työsuhdeasioissa syntyy esimielisyyksiä, jotka vaativat järjestöjen neuvotteluja ja/tai oikeustoimia, käytetään asiantuntijoita yhtiön etujen valvonnassa. Isännöitsijä hoitaa neuvottelujen yms. käynnistämisen.


Ilmoitusvelvollisuudet

Isännöitsijä huolehtii monista viranomaisille tehtävistä ilmoituksista. Näitä ovat mm. kaupparekisterin muutosilmoitukset aina hallitusten jäsenten vaihtuessa, veroilmoitukset ja niihin liittyvät huoneistoluettelot, työnantajan vuosi-ilmoitukset ja työeläke ym. Vakuutusten vuosi-ilmoitukset, palkkakirjanpito ja niihin liittyvät tilastot ja muut viranomaisten pyytämät tilastot. Laajat yhtiöjärjestysten muutokset ja niihin liittyvät kaupparekisterin muutosilmoitukset hoidetaan yleensä hallituksen kanssa sovituissa puitteissa ulkopuolisten asiantuntijoiden toimesta.
Isännöitsijä huolehtii myös osakkeenomistajille ja asukkaille lähetettävistä tiedotteista sekä oma-aloitteisesti että hallituksen ja yhtiökokousten päätöksien mukaisista asioista.
Isännöitsijä ylläpitää lisäksi taloyhtiön osakeluetteloa. Hän huolehti, että osakkeiden myynnistä esitetään lain vaatimat asiakirjat, ennen kuin uusi omistaja voidaan merkitä taloyhtiön osakkaaksi. Osakeluettelon perusteella isännöitsijä laatii isännöitsijätodistukset.

Isännöitsijätodistuksen tilaajan tulee osakkeenomistaja tai hänellä on oltava valtakirja tai toimeksiantosopimus todistuksen tilaamiseen.

Isännöitsijä huolehtii myös yhtiön arvopapereiden säilyttämisestä lain vaatimalla ja muutenkin asianmukaisella tavalla. Tällaisia asiakirjoja ovat mm. panttikirjat, joiden uudistamisesta isännöitsijä huolehtii hallituksen päätösten mukaisesti. Kiinnityksen uudistaminen annetaan yleensä joko pankin tai lakiasiaintoimiston tehtäväksi.

Yhtiön arvopaperit ja avaimet säilytetään turvallisissa avainturva- ja kassakaapeissa.

Tärkeä osa isännöitsijän tehtäviä on toimiston asiakaspalvelu.


Taloudelliset tehtävät

Eräs isännöitsijän tehtävien tärkeimmistä osa-alueista on taloussuunnittelu ja laskentatoimi. Taloussuunnittelun näkyvin muoto on jokavuotinen yhtiökokouksessa käsiteltävä talousarvio. Lisäksi isännöitsijä suunnittelee ja toteuttaa vuoden mittaan taloyhtiön jatkuvan maksuvalmiuden ja parhaan korkotuoton huomioiden. Taloussuunnitteluun kuuluu myös laajempien, usean vuoden ajalle ulottuvien korjaushankkeiden rahoitussuunnittelu.
Laskentatoimi puolestaan sisältää perinteisen kirjanpidon sekä vastike- ja vuokrakirjanpidon lisäksi melkoisen joukon muita talousasioita: yhtiön laskujen hoitaminen, lainojen edellyttämät toimet kuten osakaskohtaiset velkaosuuslaskelmat ja lyhennyssuunnitelmien ylläpito, tilinpäätösten laadinta, talousarviovertailut useaan kertaan vuodessa, vastikerästiasioiden hoito, tarvittaessa perintä- tai varoitusmenettely sekä huoneiston haltuunottotoimiin päättyvät toimet ja eri tyyppiset mittariperusteiset laskutukset. Eräiden taloyhtiöiden osalta hoidetaan myös arvonlisäveroasiat laskelmineen ja tilityksineen.


Tekniset tehtävät

Isännöitsijän tekniset tehtävät jakaantuvat kolmeen pääryhmään: kiinteistön hoitotehtävien järjestelyt, kiinteistöjen kunnossapito sekä korjaus-, perusparannus- ja rakennusasiat. Hoitotehtävien järjestelyt merkitsevät päivittäisen kiinteistöhoitotyön toteutuksen taloudellisuuden ja tehokkuuden suunnittelua, suoritusten seurantaa ja tarvittavien muutosten vaikutusten toimeenpanoa.

Kiinteistön kunnossapitoasiat vievät suuren osan isännöitsijän ajasta. Hän seuraa kaikkia kiinteistön osien ja laitteiden kuntoa, teettää tarvittavat kunnossapito- ja korjaustoimenpiteet, järjestää erityyppisiä määräaikaiskatselmuksia ja –tarkastuksia ja laatii sovittaessa kiinteistön korjaussuunnitelman ja kustannusarvion.

Korjaus- perusparannus- ja rakennusasiat teettävät töitä kaikenikäisissä kiinteistöissä. Rakennuksen valmistumisvaiheessa isännöitsijä tutustuu piirustuksiin ja muihin rakennusasiakirjoihin sekä laitetoimittajan ohjeisiin. Yhtiön vuositakuuvaiheessa isännöitsijä havainnoi itse ja kerää asukkailta tietoja urakoitsijalle kuuluvista korjaustarpeista sekä sopii takuukorjausten suorittamisesta ja osallistuu tarvittaviin takuukorjauskokouksiin .
Kun taloyhtiön rakennukset ikääntyvät, isännöitsijä tekee taloyhtiön hallitukselle esityksiä eri kohteiden kunnossapitohankkeista. Yleensä taloyhtiön hallituksen kanssa sovitaan jo hankkeen alussa tarvittavan teknisen suunnittelun ja valvonnan tilaamisesta alan erityisasiantuntijoilta. Isännöitsijä laadituttaa tarjouspyynnöt ja niihin liittyvät asiakirjat, tarjousvertailut ja urakka-asiakirjat. Remonttivaiheessa isännöitsijän toimenkuvaan kuuluu toimia projektijohtajana. Hän tiedottaa asukkaille remontin eri vaiheista, pitää yhteyttä urakoitsijan ja valvojan sekä tarvittaessa eri viranomaisten välillä, suorittaa työn yleisvalvontaa ja osallistuu työmaakokouksiin ja tarkastuksiin.
Korjaushankkeiden takuuaikana isännöitsijä suorittaa korjatun kohteen kunnon seurantaa, sopii takuuajan lopulla tarvittavista takuukorjauksista ja osallistuu niiden vastaanottoon.

Edellä kuvattujen tekniikan osa-alueiden lisäksi isännöitsijä joutuu lähes päivittäin “pienten mystisten” ongelmien eteen asukkaiden ilmoittaessa erilaisista kiinteistössä tapahtuvista asioista. Usein kyseessä on esimerkiksi vesivauriotapaukset tai sisäilman laatua heikentävät ilmiöt. Näihinkin asioihin löytyy yleensä selkeä syy ja ongelmat saadaan poistettua.


Kunnossapitovastuu

Asunto-osakeyhtiölaissa on säännökset siitä kuinka yhtiön ja osakkaan välinen korjausvastuu jakaantuu. Pääsääntöisesti toimitaan siten, että rakennuksen korjaaminen ja kunnossapito kuuluu kiinteistön omistajalle eli yhtiölle.
Osakkeenomistajan korjausvastuuta on rajattu kahdenlaisten korjausten osalta. Yhtiön on korjattava rakenteesta johtuvat sisäpuoliset viat sekä huoneistoissa samantasoisina olevat johdot ja kanavat sekä vesihanat.
Osakkaan korjausvastuuseen kuuluvat siis huoneiston sisäpuoliset osat: seinä, lattia ja kattopinnoitteiden sekä kaikkien muiden huoneistoon asennettujen kiinteiden kalusteiden osalta kuten keittiökalusteet, wc-istuimet ja altaat. Edellä lueteltuun tekee poikkeuksen lattiapinnoitteiden osalta kylpyhuoneen lattia, mikäli se toimii samalla vesieristeenä. Yhtiölle kuuluu kylpyhuoneen lattian vesieristys.
Huoneiston ovien ja ikkunoiden korjaus- ja kunnossapitovastuu kuuluu ulkopuolisten osien kohdalta yhtiölle eli huoneiston ulko-oven sekä sen lukon korjausvastuu kuuluu yhtiölle, mutta sisäovien taas osakkaalle. Samoin menetellään ikkunoissa ja parvekkeen ovissa.
Korjausvastuun määräyksiä sovellettaessa tulee kuitenkin muistaa aiheuttamisperiaate. Jos vika tai vahinko on aiheutunut osakkaan syyksi luettavasta huolimattomuudesta tai laiminlyönnistä, ovat yhtiölle normaalisti kuuluvat korjauskustannukset perittävissä osakkaalta joko kokonaan tai osittain. Jos osakas laiminlyö ilmoittamisen yhtiölle sen korjattavaksi kuuluvasta viasta tai vahingosta, saattaa hän joutua korvaamaan laiminlyönnistä johtuneen lisävahingon.
Vuokratun huoneiston osalta osakkaan vastuu yhtiöön päin ei muutu. Osakkaan ja vuokralaisen välisen vastuun jakautumisesta on säännökset huoneenvuokralaissa.
Suomen kiinteistöliitto on laatinut vastuunjakotaulukon, jossa on tarkemmat ohjeet korjaus ja kunnossapitovastuun jakautumisesta.